Wrike — система для управления проектами

Всем привет! Сегодня возникло непреодолимое желание поделиться с вами своими наработками в управлении проектами. Если говорить более конкретно, то хочу рассказать о системе управления проектами — Wrike.

Последнее время у меня в работе находится несколько проектов, от создания сайта, до SEO продвижения и создания маркетинговой компании по раскрутке бренда. Конечно же, одному не под силу вытянуть все это дело, даже если все записывать в таблицы, расклеивать стикеры по офису, выставлять напоминания в смартфоне или планшете и т.п. вещи. Поэтому приходится обращаться к знакомым или просто, к фрилансерам с целью размещения у них определенного участка работы: дизайн, верстка, наполнение сайта, копирайтинг, сбор сведений о конкурентах, составление семантического ядра, создание рекламных компаний, создание баннеров и т.д. В моем случае, все работы проводятся силами 3-4 человек, вместе со мной. С горем пополам, для сбора всей информации в одном месте пользовались Гугл таблицами (рис.1), но не хватает индивидуальных настроек:

• отсутствует место для комментариев,
• нет каких-либо напоминаний по срокам,
• нет возможности присоединять файлы,
• нельзя отслеживать время выполнения задания конкретным исполнителем.

 Да и отсутствие множества других мелочей, которые мы хотели бы увидеть в качестве инструмента управления проектами, натолкнули нас на поиск более продвинутой системы и мы нашли ее. Система управления бизнес процессами Wrike выполняет огромную часть работы по делопроизводству, которая отнимает процентов 30% рабочего времени: его функции включают отслеживание рабочего времени, планирование и организацию проектов на интерактивной временной шкале, а также возможности общения и совместной работы онлайн для команд любого размера. На мой взгляд, сложно будет найти лучший способ создать и организовать (рис.2) ваши проекты любой сложности, особенно, когда вам нужно больше, нежели стандартные флажки, наклейки и выделения цветом.

Вэб управление проектами в Wrike – это ваши стандартные электронные таблицы, организованные в проекты, папки, задачи, подзадачи с комментариями, тегами, а так же, с возможностью добавить даты начала и сроки выполнения заданий, назначать и распределять задачи в вашей команде. Очень удобно использовать возможность подробного описания в виде текстового документа внутри задач для донесения своих мыслей кому-либо из ваших партнеров или всем сразу. Далее приведу небольшой пример по созданию задачи в системе Wrike, чтобы вам было понятно, на сколько там все просто и удобно.

Создание и назначение задачи в системе Wrike

Создание новой задачи в сервисе Wrike производится очень просто (рис.3). В левой панели выбираете папку, в которой вы хотите создать задачу. Затем просто нажмите на зеленую кнопку “+” или ” + New task” в списке задач на панели 2, вводите имя вашей задачи, и нажимаете “Enter”. После этого задание будет сохранено и появится в списке в средней панели вашего рабочего пространства.

Затем вы можете задать параметры для этой задачи: назначить ее кому либо, запланировать на определенное время, установить свой статус, делиться ею и т.д. Включить задачу можно в панели просмотра 3 или кликнув правой кнопкой мыши на задачу в списке и применить некоторые быстрые действия редактирования из панели 4.

При назначении задачи вы выбираете имена людей, которым хотите назначить эту задачу, используя выпадающее меню (рис.4) . Также, вы можете ввести первые буквы имени и Wrike предложит соответствующий список людей. Вы можете назначить задачу любому количеству людей из вашей команды. Если правильное имя не находится в раскрывающемся меню, вы можете пригласить этого человека присоединиться к Wrike и предоставить ему или ей лицензию. О стоимости лицензий Wrike расскажу ниже по тексту.

При создании задачи и назначении ее, ваш партнер получает автоматическое уведомление по электронной почте. Когда подходит дата начала задачи, Wrike будет напоминать исполнителю о задаче, включив ее в интерактивном режиме, ежедневно напоминая по электронной почте и показывая задачу на его / ее инструментальной панели. Если задача просрочена, Wrike также будет напоминать ответственному члену команды об этом. Если кто-то меняет задачу, которую вы создали, вы получите уведомление по электронной почте об изменениях. История изменения задач отображается в комментариях под описанием задачи. Планирование задач выполняется в таком же духе (рис.4), путем манипуляции мышкой.

Все остальные действия с данным сервисом происходит таким же образом, поэтому дальше нет смысла рассказывать о технических преимуществах системы управления проектами Wrike. А вот о возможностях и особенностях, а так же о ценах Wrike стоит рассказать подробнее.

Для кого предназначен сервис Wrike

Сервис может быть полезен для многих компаний, начиная от малого бизнеса, до бизнес-подразделений в рамках крупных компаний или компаний с удаленными работниками. Все пользователи могут совместно управлять индивидуальными и командными задачами на одной и той же платформе. Wrike полезен для многих направлений, таких как маркетинг, управление проектами по разработке продуктов и многое другое. Например, маркетинговая команда может использовать Wrike для построения и реализации задач, связанных с маркетинговой стратегией кампании клиента. И, в свою очередь, все могут видеть поставленные задачи и процесс их реализации через ленту новостей в режиме реального времени или в режиме обзора диаграмм.

Особенности и возможности Wrike

Бесплатная версия Wrike:

• 2 Гб дискового пространства;
• управление задачами;
• посмотреть / добавить комментарии / обсуждения в рамках задач;
• общий доступ к файлам;
• лента новостей в режиме реального времени;
• режим таблицы;
• Android / iOS приложение;
• возможность сохранения сообщений электронной почты в виде задач;
• интеграция с Google Drive , Box , Dropbox , Microsoft Office 365, OneDrive;
• центр уведомлений;

Профессиональная версия Wrike (включает в себя все возможности бесплатной версии плюс):

• 5 Гб дискового пространства;
• неограниченное количество уровней иерархии папок;
• диаграммы Ганта;
• возможность дробить большие задачи на более мелкие (подзадачи);
• возможность редактировать несколько задач одновременно;
• 10 разделяемых панелей и пользовательских виджетов;
• дополнительные фильтры;
• Outlook и Apple Mail дополнения;
• интегрируется с Microsoft Project, Microsoft Excel и RSS-канал;

Бизнес версии Wrike (включает в себя все функции профессиональной версии плюс):

• пространство для хранения 50 Гб;
• 20  разделяемых панелей и пользовательских виджетов;
• пользовательские поля и рабочие процессы;
• вид рабочего процесса;
• время отслеживания;
• возможность выявления критических областей, для которых могут потребоваться дополнительные ресурсы;
• отчеты в реальном времени;
• пользовательский календарь;
• возможность создавать и управлять группами пользователей;
• единая точка входа;
• интеграция Salesforce;
• Adobe® Creative Cloud® расширения;
• настройки конфиденциальности на уровне папок;
• возможность контролировать почтовые адреса пользователей и хранения файлов для обеспечения конфиденциальности;
• бренд компании / логотип в Wrike счета;

 Версия Wrike Предприятие (включает в себя все функции для бизнес версии плюс)

• 100 Гб дискового пространства;
• интеграция Active Directory;
• SAML 2.0 Single Sign-On (настройка единого входа в систему);
• двухфакторная проверка подлинности;
• реализация политики паролей, чтобы гарантировать, что пароли отвечают минимальным требованиям прочности;
• контролируемые разрешения, ИТ-администратор;
• сетевые политики доступа;

Что касается цен, то там все очень гибко и более правильно будет просто предоставить вашему вниманию тарифные планы из которых можно выбрать то, что вам больше подходит (рис.5)

Более подробно с цены и планами подписок можно ознакомиться здесь: https://www.wrike.com/ru/price/

Основанный в 2007 году, сервис Wrike является инструментом по совместной работе и управлению проектами, призванный помочь пользователям управлять своими задачами и сотрудничать с коллегами. Он был использован в более чем 10 000 компаний в 120 странах мира. Wrike также доступен на более чем 10 языках. Отзывы сотрудников о работе в Wrike свидетельствуют о том, что компания использует для работы собственный продукт, тестируя эффективность нового функционала на своих рабочих процессах.